会議やミーティングなど自社の会議室ではなく、貸会議室を利用するケースがあります。

初めて貸会議室を利用する場合、いくつかの注意事項があります。

今回は、貸会議室を利用する前に知っておきたい注意点をまとめてご紹介いたします。

会場が参加者が集合しやすい場所かどうかを確認しましょう。
最寄駅からのアクセス、道順などを確かめましょう。
また自動車で来場する参加者がいる場合は、駐車場の有無や駐車場の料金を確認しておくことが大切です。

貸会議室の申し込み手順は会場によって様々です。会場のホームページなどで貸会議室の申し込み手順を確認しましょう。
会場を予約する際、事前の会員登録が必要な施設などもあります。
申請書などの書類の提出の有無、利用料の支払い方法などチェックしておきましょう。

キャンセルや日程変更に関する規定を確認し、キャンセルの期限やキャンセル料について理解しておきましょう。
施設によっては一定期間、仮押さえができる場合もあります。
キャンセルや日程変更の場合はできるだけ早めに施設に連絡しましょう。

会場がどのようなレイアウトになっているのかを確認しましょう。
同じ施設でも会場によってお部屋のレイアウトが異なる場合があります。
講習会であればスクール形式のレイアウト、ミーティングであればロの字型のレイアウトなど目的に合った会場を選びましょう。

飲食物を持ち込む場合、規定があるかどうかを確認しておきましょう。
会議の前にお弁当など飲食をする予定がある場合は、事前に飲食が可能かどうかを確認しておきましょう。

必要な設備（プロジェクター、ホワイトボード、Wi-Fiなど）が備わっているか、事前に確認しておきましょう。

会議のセッティング、後片付けも貸し出し時間に含まれます。

予約した時間内での使用を心掛け、延長が必要な場合は事前に確認しておくと良いでしょう。