議事録とは、会議や打ち合わせなどの議論や決定事項を記録し、関係者と共有することを目的とした文書です。

会議の備忘録や記録を残すだけでなく、ビジネスシーンでは契約などの重要な役割を果たす場合もあります。

この議事録作成は、業務に慣れさせるために、新人に任せられることも多いです。

しかし、長時間にわたる会議の内容をわかりやすくまとめるのは大変難しい作業です。

上司から議事録の作成を命じられて、「どうやって作成すればいいのだろう？」と悩む人も多いのではないでしょうか。

今回は初めて議事録を作成する新入社員の方などへ向けた、議事録作成のポイントをお伝えします。

議事録とはどういったものなのか？取る意味や取り方など、議事録について詳しくは下記をご覧ください。

議事録を取る際は、下記3つのポイントを意識してみましょう。

以上の事柄が反映した上で、会議に参加していない関係者が後から読んでも理解できるよう書かなければなりません。 そのため、誰が読んでもわかりやすく、そして簡潔にまとめられていることが求められます。

実際に会議がはじまったら、各参加者の発言内容をメモしていくことから始めましょう。話題が脱線することもありますから、どこまでをメモしていけばいいのか迷うかもしれませんが、最初のうちはできるだけ多くを記録するようにしましょう。

とくに重要なのは次のような発言です。

・決定事項

・決定に至った賛成意見と反対意見、それぞれの理由

・保留事項や今後の課題、継続検討事項など

・進捗状況など、各種報告事項

メモの補助としてICレコーダーを使うのもよい方法ですが、メモを使わずに録音だけで議事録を作ろうとすると、内容を把握するためにすべてを聞き返したりする必要がでてきます。発言者によっては、録音データで音声が聞き取りづらいこともあります。ICレコーダー音声頼りでは議事録作成に非常に作成時間もかかるため、メモを主軸に考えるよう意識してみてください。

議事録作成は、ポイントを押さえることができれば、経験とともに上達していきます。また、議事録を仕上げることで仕事内容への理解が深まり、自分自身の成長にもつながっていきます。

会議の内容を分かりやすく、かつ簡潔にまとめることを意識し、積極的に取り組んでいきましょう。

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